とびきり!中小企業診断士☆受験ブログ

中小企業診断士を目指す男の日々を記す。

とびきり!会議の生産性を高めるための方法

 

 

自分が考える、会議の生産性を高める方法を書く。

 

というのも以下の記事が面白かったのだ。

ベゾスやジョブズに学ぶ、会議の生産性を高める6つのルール

 

要約すると、会議の生産性を高めるには以下の6つのルールが大事だそうだ。

1 参加者は少人数に(最大8~10名)

2 成果を念頭に置く。資料は事前に出す。

3 すべてをシンプルに

4 事前に必要な情報を伝える

5 参加者全体の関与をクリアに

  →全員がDirectory Responsible Individual=DRIに。各自に役割を。

6 会議は常に最新の方法で

  →TV会議に加え、立ってやったり、歩いてやったり。

 

またジョブズはパワーポイントを嫌ったという。流れるように進行する会議を好んだのだという。ここ数年は発表に関しても、TEDのように独演のような形でやるものもよく見る。パワポでダラダラと説明するよりは、活きた説明ができるのだろう。

 

自分の意識していること

では自分が会議の生産性を高めるために、心がけていること。以下に記す。

 

1 パワポは3~5ページ

実は私もパワポは嫌いで、やむなく作ることも多い。

ただし作る場合は、極限まで少なくする。以下の4枚は必ず入れる。

(1)全体の構成(目次)

   →まず最初にストーリーを1分ほどで説明する。全体図を頭に叩き込む。

(2)背景(課題)

(3)主張(解決策)

(4)議論の喚起および目指す成果

   →発表が終わった後に放置するページ。成果を忘れず議論は続く。

 

前に読んだコクヨ式はなかなか参考になった。正直に言って、会議は「事前に資料を読んでもらう」→「当日に5分くらいのリマインドさせるプレゼン」→「議論」で良いと思う。事前資料の配布と、それを読み込む習慣。これを徹底させるべきだろう。

 

 

2 なるべくホワイトボード等で「書く」行為をする。

これは有能なファシリテーターがいるとなお良いのだが、ホワイトボードがあるだけでも会議の流れは大いに変わる。ホワイトボードの効果は非常に多い。一度ファシリテーターの技術も調べたら良いと思う。

 

それでも、①ボードの最上部に「目的」を書く、②関係のない意見を欄外に書く、の2点を心がけるだけで議論は進行しやすくなる。

 

①は議論が本題から離れるのを防いでくれる。②は議論の脱線や行き詰まりを打破してくれるのみならず、「書く」という承認により、参加者の意見が非常に言いやすくなる。また意見が思いつかない時でも、全体の流れをすぐに見返すことができて、意見を生みやすくなる。

 

ホワイトボードがないならば、スクリーンにワードで議論を打ち込むのでも良いだろう。大事なのは、「記録」することだ。

 

3 そもそも、会議をしない。

元も子もない話だが、無駄な会議を省く。これが一番だと思う。

会議の目的には、主に以下の3つがある。

(1)意思決定の会議

(2)提案、意見出し、ブレインストーミングの会議

(3)共有・確認のための会議

 

(1)と(2)はともかくとして、(3)についてはなるべくしない方が良い。1回会議をやっても、進捗など忘れることが多い。メールでいいので、こまめに共有していく方がよほど効果があるのではないかと個人的には思っている。

 

4 5Sの意識を常に持つ

 

会議というものは、絶対的存在になることが多い。「仕事をやっているんだ」と自己正当化もできよう。しかしながら、常に「これは本当に必要か?」「もっと改良・省略できないか?」などと、批判的な目で会議を見ていくこと。それが会議の生産性を高める上で、最も重要なことなのではないかと思う。 

 

 

とはいえ、会議の場で一緒に顔を合わせることで、得られる連帯感というのもある。会議の始めや終わりのちょっとした雑談で、重要な情報が得られることもある。無駄を省きすぎるのも考えものだ。会社によって、会議の位置づけも大いに違うであろうし、常に考え続けることが大事なのではないかと思う。

 

コクヨ式 1分間で伝わる話し方 (中経の文庫)

コクヨ式 1分間で伝わる話し方 (中経の文庫)