年間150時間の「探し物」時間を減らす４つのコツ
ビジネスマンが「探し物」に費やす時間は、年間何時間か。
なかなか興味深いタイトルである。
以下の記事によると、ビジネスマンは年間150時間を探し物に使うらしい。馬鹿にできない時間だ。１日7.5時間働くと考えても、20日分、つまり土日を除いた約1か月分に該当する。 これらの時間をきちんと業務に使えれば、もっと仕事の能率も上がることであろう。
ビジネスマンが「探し物」に費やす時間は、年間何時間でしょうか？ | 大塚商会
探し物の時間を減らすには？
探し物に費やす時間が多いと、通常の業務時間も減る。業務時間が減ると、当然ながらパフォーマンスが下がる。当然の話である。
このため、探し物の時間を減らすことは何気に重視すべきことである。ではその方法は何か？以下に、中小企業診断士試験勉強の視点から、解決策を提示する。
１ ２S３定（整理・整頓・定品・定量・定位）を心がけ、デスクにモノを置かない
まずは無駄なものを徹底して捨てる事が、探し物を減らすコツである。デスクの上に必要でもない資料があると、それだけでモノが隠れてしまい、「探す」という行為が発生してしまう。何はともあれ、捨てられるものは捨てる。そして、デスクの上には何も置かない。このスタンスを保つことが、まずは探し物の時間を探す第１歩である。
例えば、私は自分のデスクにゴミ箱を置いていない。発生したゴミは、机の片隅に置いておき、トイレにいく時や気分転換の時に、共通のゴミ箱に捨てに行く。モノは減るし、なかなかお勧めである。
またよく言われることだが、モノの住所を決めておくと良い。２S３定のうち、定品（何を）と定位（どこに）、である。文房具はここ、1週間以内に使用する資料はここ、等。置く場所にルールを作っておくと整理整頓されるし、ものをしまう際に頭も使わず、エネルギー節約になる。
２ 資料はストックせず、フローで管理する。
資料が自分のデスクに入ってきた時、大きく２種類に分けられる。１つは、フロー（処理を要して、これから流す必要がある）。もう１つは、ストック（処理を必要とせず、必要に応じて確認する）。
この際にフローの資料のみデスクの上に置くようにする。さらに横に重ねるのでなく、立てて置いておくことが重要だ。重ねて置いてしまうと、忘れてしまうことが多い。また、いちいち下にある資料を探していると、それこそ時間の無駄となる。
３ ストックの資料はデジタル化する
自分は、書類の多くはスキャンして、ペーパーレス化をしている。この効果には、PCの検索で一発で見つかる事がある。「あの資料どこだっけ？」と考えても、すぐにパソコン内を検索するだけで、見つけ出すことができるのである。後で閲覧する可能性がある…といった程度の資料であれば、さっさとスキャンしてデジタル化し、捨ててしまうのが重要だ。
特に１回目を通した資料であれば、後から必要になる情報はその内の一部であることが多い。あの箇所に何か書いてあったなあ、あそこの記述を参考にしたいなあ、といった感じだ。であれば、パソコンの中でちゃちゃっとチェックする方が望ましいであろう。
また１回も目を通したことのない資料、後でじっくり読もうと考えている資料は、後からも読まない事が多い。ざっとでも良いので目を通し、それでデジタル化して保存しておいた方が良いが、目を通さないでデジタル保存しても良いと思う。とりあえず保存しておけば、人は満足するものである。
４ 資料を捨てるルールを決める
不要な資料はどんどん捨てる、というものの実際にはなかなか難しい。このため、自分は処分に向けたルールを作っている。具体的には、不要書類箱をキャビネットに２つセットし、１か月分の不要な資料を片方に入れ、次の２か月目の不要な資料をもう片方に入れている。これで３カ月目には、１か月目に資料を入れた箱を空にし（全て捨てる）、再度不要資料を入れなおす、というものだ。
このように時間制限をもうけた処分ルールをセットしておくと、本当に捨てていいのか？と悩まなくて良くなる。基本的に多くの資料は、捨ててしまってもかまわないものだと思う。本当に必要だと思うものは、ちゃんと保存しているものだ。
＊
これらの整理術は、パソコンの上でも心がけることであろう。私はデスクトップにファイルを置かないように心がけている。また、ファイルを探す時も、５秒以内に見つけ出すのが理想である。
仕事のパフォーマンスを上げるには、スキルを高めたり、新しい技術を取得することを想定しがちだ。しかしながら、「具体的に何ができるか」と同時に、「何をしないでおくべきか」も考える事が、併せて重要なのだと思う。
