とびきり!中小企業診断士☆受験ブログ

中小企業診断士を目指す男の日々を記す。

年間150時間の「探し物」時間を減らす4つのコツ

 

 

ビジネスマンが「探し物」に費やす時間は、年間何時間か。

なかなか興味深いタイトルである。

 

以下の記事によると、ビジネスマンは年間150時間を探し物に使うらしい。馬鹿にできない時間だ。1日7.5時間働くと考えても、20日分、つまり土日を除いた約1か月分に該当する。 これらの時間をきちんと業務に使えれば、もっと仕事の能率も上がることであろう。

ビジネスマンが「探し物」に費やす時間は、年間何時間でしょうか? | 大塚商会

 

 探し物の時間を減らすには?

探し物に費やす時間が多いと、通常の業務時間も減る。業務時間が減ると、当然ながらパフォーマンスが下がる。当然の話である。

 

このため、探し物の時間を減らすことは何気に重視すべきことである。ではその方法は何か?以下に、中小企業診断士試験勉強の視点から、解決策を提示する。

 

1 2S3定(整理・整頓・定品・定量・定位)を心がけ、デスクにモノを置かない

まずは無駄なものを徹底して捨てる事が、探し物を減らすコツである。デスクの上に必要でもない資料があると、それだけでモノが隠れてしまい、「探す」という行為が発生してしまう。何はともあれ、捨てられるものは捨てる。そして、デスクの上には何も置かない。このスタンスを保つことが、まずは探し物の時間を探す第1歩である。

 

例えば、私は自分のデスクにゴミ箱を置いていない。発生したゴミは、机の片隅に置いておき、トイレにいく時や気分転換の時に、共通のゴミ箱に捨てに行く。モノは減るし、なかなかお勧めである。

 

またよく言われることだが、モノの住所を決めておくと良い。2S3定のうち、定品(何を)と定位(どこに)、である。文房具はここ、1週間以内に使用する資料はここ、等。置く場所にルールを作っておくと整理整頓されるし、ものをしまう際に頭も使わず、エネルギー節約になる。

 

2 資料はストックせず、フローで管理する。

資料が自分のデスクに入ってきた時、大きく2種類に分けられる。1つは、フロー(処理を要して、これから流す必要がある)。もう1つは、ストック(処理を必要とせず、必要に応じて確認する)。

 

この際にフローの資料のみデスクの上に置くようにする。さらに横に重ねるのでなく、立てて置いておくことが重要だ。重ねて置いてしまうと、忘れてしまうことが多い。また、いちいち下にある資料を探していると、それこそ時間の無駄となる。

 

3 ストックの資料はデジタル化する

自分は、書類の多くはスキャンして、ペーパーレス化をしている。この効果には、PCの検索で一発で見つかる事がある。「あの資料どこだっけ?」と考えても、すぐにパソコン内を検索するだけで、見つけ出すことができるのである。後で閲覧する可能性がある…といった程度の資料であれば、さっさとスキャンしてデジタル化し、捨ててしまうのが重要だ。

 

特に1回目を通した資料であれば、後から必要になる情報はその内の一部であることが多い。あの箇所に何か書いてあったなあ、あそこの記述を参考にしたいなあ、といった感じだ。であれば、パソコンの中でちゃちゃっとチェックする方が望ましいであろう。

 

また1回も目を通したことのない資料、後でじっくり読もうと考えている資料は、後からも読まない事が多い。ざっとでも良いので目を通し、それでデジタル化して保存しておいた方が良いが、目を通さないでデジタル保存しても良いと思う。とりあえず保存しておけば、人は満足するものである。

 

4 資料を捨てるルールを決める

不要な資料はどんどん捨てる、というものの実際にはなかなか難しい。このため、自分は処分に向けたルールを作っている。具体的には、不要書類箱をキャビネットに2つセットし、1か月分の不要な資料を片方に入れ、次の2か月目の不要な資料をもう片方に入れている。これで3カ月目には、1か月目に資料を入れた箱を空にし(全て捨てる)、再度不要資料を入れなおす、というものだ。

 

このように時間制限をもうけた処分ルールをセットしておくと、本当に捨てていいのか?と悩まなくて良くなる。基本的に多くの資料は、捨ててしまってもかまわないものだと思う。本当に必要だと思うものは、ちゃんと保存しているものだ。

 

 

これらの整理術は、パソコンの上でも心がけることであろう。私はデスクトップにファイルを置かないように心がけている。また、ファイルを探す時も、5秒以内に見つけ出すのが理想である。

 

仕事のパフォーマンスを上げるには、スキルを高めたり、新しい技術を取得することを想定しがちだ。しかしながら、「具体的に何ができるか」と同時に、「何をしないでおくべきか」も考える事が、併せて重要なのだと思う。

 

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